최근 비교적 대규모 프로젝트라 할 수 있는 월 50명 이상 인원이 투입된 난이도 있는 모 대기업 프로젝트를 무사히 마무리하였습니다.
여러 면으로 난이도가 있는 프로젝트였기에 종료 후에 피로감은 상당했고 다음 프로젝트까지 잠깐의 여유를 가지며 지난 프로젝트를 정리하고 또 진행 과정에서 어떤 점이 가장 힘들었는지, 또 앞으로 내부적으로, 또 개인적으로 개선하고 보완해야 할 부분은 무엇이 있는지 복기할 시간을 가지게 되었습니다.

프로젝트 매니저의 입장에서 볼 때 시시각각 변하는 요건들에 대한 관리와 이를 진행하는 방식이 힘들었을까?
아니면 수행하는 범위는 넓고 많은데 물리적 시간이 짧았던 것이 힘들었을까?

지금까지 진행되었던 여러 프로젝트들을 관리하면서 함께 했던 팀원들에게 가장 많이 받았던 요청이 무엇이었나 곰곰이 생각해 보았습니다.

작업 방식과 진행 가이드를 알려주세요.

문서 작성은 어떻게 하면되나요?

프로젝트별로 정도의 차이는 있었지만, 지금까지의 프로젝트들은 규모가 클수록 산출물 제작과 작성에 대한 가이드의 요청과 문의가 많았고 프로젝트 그 본연의 수행업무와 별도로 수반되는 가이드 제작과 관리에 상당한 리소스가 투입되어 온 것은 두말할 것도 없었습니다.
그간의 경험으로 전문적이고 효율적인 프로젝트 진행을 위해서는 표준화된 프로젝트 가이드의 필요성을 누구보다 절감하고 있었고 우연찮게도 지난 해부터 사내에서 진행 중인 ‘라이트브레인 Doc Guide 프로젝트’라는 프로젝트 표준가이드 정립 작업에 참여할 수 있게 되어 그 내용 중 일부 공유해 드리고자 합니다.

Rightbrain Website Development Framework

이미 라이트브레인은 다수의 프로젝트들을 통해 성공적으로 입증된 표준 프로세스를 갖추고 있습니다.
지난 2008년부터 자체적으로 준비해 적용 중인 표준 가이드인 “Rightbrain Website Development Framework”(이하 WDF)는 프로젝트 성공을 보장하는 자체 개발 방법론으로 고객사와 사용자와의 효과적인 협업 가이드라인을 제시해 기대 이상의 결과물들을 만들어 왔으며 현업에서 많은 고객으로부터 칭찬과 신뢰를 받아왔습니다. WDF에는 각 프로젝트 진행 시 역할과 시점에 따라 수행하고 제작해야 하는 산출물과 결과물을 각 항목들로 상세하게 규정하고 있습니다.

** 참고자료 : Rightbrain Website Development Framework(2008)

이러한 프로젝트 수행에 대한 규칙과 가이드가 있음에도 간혹 적절하게 활용되지 못하였는데 그 이유는 다양한 플랫폼과 신기술 및 신사업에 효과적으로 적용해 나가기 다소 포맷이 올드했고, 또 매년 새로운 팀원들이 추가되면서 기존 프로젝트 진행의 방법론과 수행 방식에 대한 내부 전파가 시의적절하게 이루어지지 않으면서 적용에 다소 어려움을 겪어 왔습니다.

이에 2008년부터 지금까지 그때그때 필요에 따라 업데이트되어 온 기존의 표준 가이드를 전면 리뉴얼 또는 새롭게 구축할 필요성을 동감했습니다. 새로운 프로젝트 표준 가이드의 정립 작업에 참가하는 인원들의 각자 견해는 조금씩 달랐지만 공통적으로 추구하는 바는 다음과 같았습니다.

1. 프로젝트 산출물의 통일화

최근 10년 동안 누적되어온 데이터를 정리하면서 발견한 수많은 프로젝트 산출물 내역을 보면 프로젝트마다 그 성격과 종류에 따라 다양하게 작성한 산출물 양식이 존재하였으며, 문서를 작성한 인원의 취향(?)에 따라 같은 목적을 가진 산출물임에도 불구하고 각양각색의 산출물들이 제작되고 있었습니다.

이에 내부적으로는 라이트브레인에서 수행한 프로젝트에 대해서는 어떤 프로젝트를 누가 수행하든 최종적인 산출물에 대해 통일화된 결과물로 제공될 수 있도록 가이드화 시키고자 했으며, 클라이언트나 실무자 누가 문서를 보더라도 프로젝트를 체계적으로 이해할 수 있으며 ‘이 프로젝트는 라이트브레인이 수행하려고 만든 산출물이구나.’ 라는 생각을 가질 수 있도록 우리의 가치관과 아이덴티티를 보여 줄 수 있는 표준 가이드를 만들어보려 했습니다.

또한 프로젝트 참여 인원이 교체되어도 내부 표준 가이드에 따라 프로젝트 진행 시 프로세서에 맞게 필요한 산출물 목록을 확인하여 적재적소에 활용할 수 있는 산출물 제작 가이드도 제공하려 했습니다.

2. 프로젝트 팀원의 퀄리티업
   

프로젝트 수행 시 참여하는 모든 팀원은 같은 경험을 가지고 있지 않으며, 동일한 산출물을 만들어내지는 못합니다.

특히 이직 등의 사유로 TF팀에 합류된 지 얼마 되지 않은 구성원의 경우 더 이런 현상은 두드러지는데 경력이 많은 시니어의 경우에는 그간의 노하우를 기반으로 본인만의 작업방식에 따라 산출물을 제작하기도 하고 또 이제 막 경험을 쌓기 시작하는 주니어의 경우에는 상세한 업무지시가 없으면 어떤 내용을 어떻게 그리고 무엇을 해야 하는지 모르는 경우도 많아서 라이트브레인이라는 원팀으로 프로젝트를 수행하지만, 그 각각의 산출물의 결과는 차이가 있기도 했습니다.

이런 문제를 완전히 해소할 순 없으나 각 산출물의 차이를 조금이라도 줄이고 표준화로 이끌기 위해 프로젝트 진행 시 공통 가이드를 제공하며 경험에 따른 노하우를 공유하고 또 구성원별로 부족한 부분에 대해서는 보완할 수 있도록 했습니다.

Rightbrain UX Doc Guide Folder

우선 현재 상황의 문제점과 지향점을 정확히 파악하고 이에 맞춰 앞으로 어떤 것들을 준비해 나갈지와 그 설계를 위해 사내 UX/UI/GUI/PUB 담당자들을 대상으로 인터뷰를 진행하였으며, 이를 토대로 프로젝트를 진행하는 시점에 따라 각 프로세서에 맞는 표준화된 산출물을 생산할 수 있도록 아래와 같이 각 단계별 산출물을 폴더화하여 정리하였습니다.

** Rightbrain UX Doc Guide Folder

폴더의 작성 규칙은 프로젝트 수행 전부터 수행 후 까지의 전과정을 기준으로 구분하였으며, 각 단계에 따라 고객사 혹은 협력사 그리고 내부 작업자들 간에 공유해야 하는 혹은 할 수 있는 산출물 목록을 정리하였습니다.

이를 기반으로 현재 프로젝트가 진행되고 있는 시점을 파악하여 공유되거나 보고되어야 하는 산출물 목록을 확인할 수 있고, 또 앞으로 준비되어야 하는 산출물은 무엇이 있는지 미리 파악하고 대비하여 가능한 업무 부하를 줄일 수 있는 환경을 조성하고자 했습니다.

각 상황별 산출물 양식 및 목록은 아직 준비 중이나 곧 완성된 ‘Rightbrain 프로젝트 수행 표준 Guide’를 앞으로 진행되는 신규 프로젝트부터 적용할 수 있을 것으로 기대됩니다.

현재 미흡한 문서가이드 및 템플릿과 정책들을 올 상반기 중으로 다시 디벨롭할 예정이며, 특히 프로젝트 초반의 룰 세팅과 사후 관리 및 커뮤니케이션 플랜 등을 현실화하고 있습니다.
추후 업데이트 완료 이후에는 업그레이드된 가이드대로 프로젝트가 진행될 수 있도록 하는 것이 목표이며, 프로젝트 내 사용될 수 있는 베이직룰과 그라운드룰을 병행해서 준비하고 있습니다.

실제로 프로젝트에 투입되어 몇 번 경험해보면 필수로 작성되어야 하는 문서의 종류가 생각보다 다양하고 많다는 것을 알게 됩니다.
하지만 지금까지의 경험을 뒤돌아보면 프로젝트 수행 시 작성했던 문서들이 항상 표준화, 정형화되어 있지 않아 프로젝트를 진행하면서 업그레이드되고 조금씩 발전할 때도 있었지만 또 적재적소에 맞는 산출물 양식과 방법을 알지 못해 어려움에 봉착하는 상황도 많았습니다.

프로젝트 규모와 성격에 따라 진행하는 방법이 상대적으로 복잡한 절차를 가진 프로젝트도 있고 또 새롭고 다양한 산출물들을 요구하는 경우도 있습니다. 그리고 프로젝트 관리방법론에 따라 진행하는 프로젝트 성격 및 고객사의 요청에 의해 때때로 수정요청 및 변경이 있을 수도 있습니다.
그럼에도 ‘라이트브레인 프로젝트 수행 표준 가이드’의 원칙은 최대한 체계화되고 통일된 산출물을 가이드를 적용 해 생산함으로써 이해하기 쉽고 분명하며 측정가능해 그 결과물로 고객사와 TF간 효율적으로 협업하고 커뮤니케이션 할 수 있도록 하는 데 그 목적이 있습니다.
또 현장에서 단계별로 세부 목표를 명확하게 이해하게 해 주어 리소스 분배를 효율적으로 할 수 있게 하며 산출물 양식에 대한 고민으로 불필요한 시간을 낭비하고 또 그런 팀원들을 위해 시의적절한 가이드를 만드는 PM의 수고로움을 덜어 효과적인 프로젝트 수행을 할 수 있도록 합니다.

프로젝트 환경은 PC웹에서 모바일로 그리고 이제는 AI 스피커 등 다양한 형태의 디바이스 환경으로 바뀌고 변모하고 있습니다.
라이트브레인의 프로젝트 수행 표준 가이드도 지금까지 노하우의 적용으로 그저 버전업하는데 그치지 않고 변화하는 시장에 맞추어 앞으로 계속 업그레이드하고 진화 해 나갈 것이며, 나아가 시장을 선도하는 차별화된 콘텐츠로 자리 잡길 기대해 봅니다.

– 가치UX그룹 이일환