'Microsoft Project 2010'로 프로젝트 스케줄 관리하기
'Microsoft Project 2010'로 프로젝트 스케줄 관리하기
라이트브레인에서 기획자로 근무한지 7년이 되어가고 있지만, 늘 새로운 프로젝트를 대할 때의 느낌은 얼굴도 목소리도 모르는 이성친구를 만나는 블라인드 데이트처럼 한편으로는 두근두근 설레기도, 또 한편으로는 걱정이 되기도 합니다.
제 경우 프로젝트 대부분에서 PM(Project Manager) 업무를 주로 수행합니다. PM이 맡게 되는 많은 업무 중 ‘프로젝트 일정 관리’는 프로젝트의 컨디션을 좌우하는 매우 조심스러운 작업이기도 하고, 빈번한 수정이 발생되는 까다롭고 고된 업무라 제 맘속에 항상 불안요소로 자리잡고 있죠.
라이트브레인에서는 과거를 비롯하여 지금까지도 MS 엑셀 프로그램을 이용하여 작업(Task)을 정의하고, 각 작업에 주단위 셀에 색칠을 하여 프로젝트 일정을 관리하고 있습니다.
실제 이런 업무를 진행하는 분들은 공감하겠지만, 엑셀을 통한 일정관리는 공휴일에 대한 관리가 힘들고, 작업 간의 의존성을 적용하기 힘들며, 무엇보다 수시로 변동되는 일정에 대한 대처가 어려운 부분이 있습니다.
이 중 일정 변동에 대한 예를 들면, A > B > C > D와 같이 순차적으로 진행되어야 하는 작업들이 존재할 때 A의 일정이 3일 지연된다면 A, B, C, D의 작업일정을 모두 수정해야 되는 번거로움이 발생됩니다.
이런 불편함들은 ‘MS Project(Microsoft의 Project관리 프로그램)를 이용하면 개선될 수 있으며, 그 밖에 다양한 기능들을 통해 업무 효율성, 활용범위 등을 크게 향상시킬 수 있으리라 예상됩니다. 그래서 이번 포스팅에서는 ‘MS Project 2010’을 기준으로 실무에 바로 적용할 수 있는 핵심 기능들을 중심으로 글을 정리해보려 합니다.^^
1. 기본구성 및 작업시간 바꾸기
프로그램을 실행하면 기본 ‘보기’ 타입은 ‘Gantt Chart’로 제공되며, 왼쪽 영역은 엑셀과 같이 작업 이름, 기간, 시작, 완료, 선행작업, 자원 이름 등을 입력할 수 있는 엑셀과 비슷한 ‘작업 시트’ 화면이 표시되며, 오른쪽에는 엑셀의 막대그래프와 같이 입력한 정보를 시각적으로 보여주는 ‘그래프’ 화면이 표시됩니다.
‘작업시간 바꾸기’는 MS Project에서 제공하는 ‘표준달력’에 대한민국의 공휴일을 입력하여 우리가 사용하는 달력과 싱크(Sync)시켜 프로젝트의 정확한 ‘워크 데이(Work Day)’를 산정하고 적용하는 데 그 목적이 있습니다. (잘못된 Work Day로 인해 공휴일에 근무를 하고 싶은 분들은 없겠죠? ^^)
2015년 대한민국 공휴일은 총 66일입니다. 아쉽게도 작년보다 2일 줄었는데요. ^^;;
2015년 1~2월의 공휴일을 등록해 보기로 하겠습니다. 먼저 ‘프로젝트’ 탭을 선택한 후 ‘작업 시간 바꾸기’를 선택하면 아래와 같은 팝업창이 표시됩니다. 하단에 있는 ‘예외’ 탭에서 공휴일의 이름, 시작 날짜, 완료 날짜를 입력하면 됩니다.
공휴일을 모두 입력한 후 ‘확인’ 버튼을 클릭하면, 입력한 공휴일이 모두 적용되어 우측의 ‘그래프’ 영역에 지정한 날짜들이 휴일로 표시되는 것을 확인할 수 있습니다.
만약, MS Project 자체에 ‘대한민국 달력’ 선택 기능이 있다면, 일일이 매년 공휴일을 별도로 입력해야 하는 번거로움이 없을텐데 말이죠. 사람의 욕심이란.. ^^
2. 작업정보 입력하기
작업 시트에서 프로젝트에 필요한 작업 정보들을 기재하는 부분은 엑셀과 크게 다르지 않습니다. 아래 화면과 같이 작업 이름을 입력하여 시작과 완료 또는 기간을 기입하고, 작업들의 간의 ‘Depth’가 존재한다면 ‘작업’ 탭에 있는 ‘작업 수준 올리기’, ‘작업 수준 내리기’를 통해 작업들을 정리할 수 있습니다.
‘선행작업’의 설명을 위해 ‘프로젝트 킥-오프(Project Kick-off)’에만 모든 정보를 입력하고 순차적으로 진행되는 나머지 작업들은 ‘작업이름’과 예상되는 ‘기간’만을 입력하도록 하겠습니다.
3. ‘선행작업’ 설정하기
위에서 작업정보를 입력했다면, 이제 업무 프로세스를 기준으로 선행작업을 설정해보도록 하겠습니다. 선행작업 지정유무는 해당 작업이 다른 작업과 연관성이 있느냐로 판단합니다. ‘Wireframe 설계’ 작업이 끝난 후에 반드시 ‘Design Prototype’이 진행되어야 한다면, 아래 화면과 같이 ‘Design Prototype’의 ‘선행작업’ 필드에는 ‘Wireframe 설계’작업 ID인 ‘12’를 입력하기만 하면 됩니다.
선행작업은 작업의 연관성에 따라 아래 표와 같이 다양하게 입력할 수 있습니다.
(‘선행 작업’ 필드에 작업 ID만을 입력하는 경우는 FS로 적용됩니다.)
| 선행작업의 종류 | 입력 예시 | 설명 | |
| FS | Finish to Start (완료 후 시작) |
1FS | 작업1 완료 후 작업2를 시작합니다. |
| SS | Start to Start (동시 시작) |
1SS | 작업1의 시작일에 맞춰 작업2를 시작합니다. |
| FF | Finish to Finish (동시 완료) |
1FF | 작업1의 완료일에 맞춰 작업2를 완료합니다. |
| SF | Start to Finish (시작 후 완료) |
1SF | 작업1이 시작되기 전에 작업2를 완료합니다. |
또한, 선행작업은 아래와 같이 +/- 기간을 입력하여 응용도 가능합니다.
| 입력 예시 | 설명 |
| 1FS+3 | 작업1 완료일 +3일 후 작업 2를 시작합니다. |
| 1FS-3 | 작업1 완료일 -3일 후 작업 2를 시작합니다. |
작업(Task) 항목이 많은 경우 작업들간의 의존성을 파악하고 ‘선행작업’을 입력하는 데에는 많은 시간이 소요되지만, 한번 정리를 잘해두면 일정 변동이 발생될 때 손쉽게 정리할 수 있어 편리합니다.
4. 작업일정 변경, 프로젝트 비교하기
프로젝트를 진행할 때에는 여러 가지 이슈로 인해 작업 일정이 자주 변경되곤 합니다. 고객사의 Wireframe 개선요청에 의해 ‘Wireframe 설계’ 일정이 +2일 연기되었다는 가정하에 ‘Wireframe 설계’ 기간을 ‘6’으로 변경하면, 의존 관계에 있는 ‘UI 설계’, ‘Design Prototype’ 일정이 자동으로 변경되는 것을 확인할 수 있습니다.
이때, ‘Wireframe 설계’ 일정 변경으로 인해 자동 변경되는 다른 작업의 시작일/완료일은 파란색으로 표시됩니다.
또한, MS Project 2010에서는 ‘프로젝트 비교’ 기능을 통해 현재 버전과 이전 버전의 일정을 비교할 수 있습니다. 아래 화면은 ‘Wireframe 설계’ 일정 변경 이전(4일)과 이후(6일)를 비교한 화면에 해당됩니다.
5. 그 밖의 기능들
이 밖에 Microsoft Project 2010은 다양한 기능들을 제공하고 있습니다.
자원 이름을 입력하여 작업들을 작업자에게 배정하여 관리할 수 있으며, 자원의 인건비 정보를 입력하여 프로젝트에 발생되는 인건비를 계산할 수 있고, Microsoft Project Server를 통해 공동작업도 가능하며, 작성된 문서는 PDF 등의 파일로 내보내기를 하여 프로그램이 설치되어 있지 않은 고객사, 파트너사 담당자들에게 공유가 가능합니다.
이 밖에도 열거하기 힘든 많은 기능들이 존재하며, 제가 알지 못하는 기능 또한 무수히 많을 것으로 예상됩니다.
Microsoft Project 2010은 프로젝트 관리에 필요한 다양하고, 편리한 기능들을 지원하는 좋은 소프트웨어입니다. 하지만, 70~100만원 정도에 판매되는 유료 소프트웨어라 소규모 기업이나 개인이 사용하기에는 부담스러울 수 있습니다.
이런 분들은 Microsoft Project를 대신할 수 있는 무료 소프트웨어인 Project Libre (프로젝트 리브레)를 써보는 것도 좋을 것 같습니다.
MS Project에 비해 기능, 사용성 등은 많이 떨어지는 편이나 프로젝트 일정을 관리하는 데에는 큰 문제는 없을 것이라 생각됩니다.
백문불여일견(百聞不如一見), Microsoft Project Professional 2013의 60일 평가판을 다운로드 받아 한번 사용해 본 후, 업무의 효율성과 편의성을 높여 보시기 바랍니다.
RightBrain 가치UX그룹
정경수
